Правителството реши да организира изцяло електронен вътрешен документооборот в администрациите на органите на изпълнителната власт. Целта е всички вътрешни документи, като отчети, становища, справки, заповеди и други, да бъдат изготвяни, съгласувани и подписвани само в електронна форма.
В момента голяма част от документите все още се обработват на хартия, а впоследствие се сканират и прикачват в електронните системи, което е неефективно. Досегашната практика забавя процесите и води до ненужни разходи.Преминаването към изцяло електронен документооборот ще доведе до по-голяма бързина, прозрачност и ред в административните процеси. Ще се подобри координацията между отделните звена, а използването на средства за електронна идентификация ще повиши сигурността на работата с административната информационна система. Очаква се мярката да намали разходите и да оптимизира дейността на администрацията.
Допълнително, дигитализацията ще улесни контрола и проследяемостта на документите, като същевременно намали риска от загуба или неправилно обработване на информация.
Финансови, екологични и административни ползи от изцяло електронния документооборот
1. Финансови ползи
Спестяване на разходи за хартия и консумативи – Държавната администрация харчи милиони левове годишно за хартия, тонери, принтери и други офис консумативи.
Намаляване на разходите за печат и поддръжка – По-малко принтери и копирни машини означават по-малко разходи за покупка, поддръжка и електроенергия.
Оптимизация на разходите за съхранение и архивиране – Дигиталните архиви ще намалят нуждата от физическо пространство, наеми и персонал за обработка на документи.
Спестяване на пощенски и куриерски разходи – Вътрешният обмен на документи ще стане изцяло дигитален, елиминирайки нуждата от физически куриери и пощенски услуги.
Повишаване на продуктивността – Служителите ще спестят време от рутинни дейности като печатане, подписване и сканиране, което ще повиши ефективността на администрацията.
Намаляване на грешките и загубените документи – Автоматизирани електронни системи ще гарантират по-добра проследяемост и минимизиране на административните грешки.
2. Екологични ползи
Намаляване на обезлесяването – Производството на хартия изисква огромни количества дървесина. Дигитализацията ще помогне за съхранението на горите.
Спестяване на вода и енергия – За производството на 1 тон хартия са необходими около 24 000 литра вода, а процесът изисква значително количество електроенергия.
Намаляване на въглеродния отпечатък – Производството, транспортирането и изхвърлянето на хартия генерират между 1 и 3 тона CO₂ емисии на тон хартия.
Ограничаване на отпадъците – Голямо количество офисна хартия се изхвърля, а рециклирането ѝ изисква допълнителни ресурси.
По-малко токсични химикали – Производството на хартия включва химикали като белина, които замърсяват околната среда.
3. Административни ползи
По-бързи и прозрачни процеси – Дигиталните документи ще се обработват, подписват и предават значително по-бързо, без забавяне от физически пренос.
Повишена сигурност – Използването на електронни подписи и идентификация ще гарантира защитата на документите.
По-добра координация между административните звена – Интегрираните системи ще позволяват бърз и ефективен обмен на информация.
Редуциране на бюрокрацията – По-малко административни процедури, свързани с физическата обработка на документи, ще улеснят работата на служителите и гражданите.
Пълната дигитализация на вътрешния документооборот в администрацията ще донесе значителни финансови спестявания, екологични ползи и подобрения в административната ефективност. Освободените ресурси могат да бъдат пренасочени към важни обществени сектори като образование, здравеопазване и инфраструктура. Тази промяна ще бъде ключова стъпка към модернизиране на държавната администрация и създаване на по-ефективна, екологична и прозрачна управленска среда.
